In de afgelopen maanden heb ik met veel genoegen allerlei organisaties – zeg maar het maatschappelijk middenveld in Rotterdam e.o. – mogen helpen met het geven van voorlichting over de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Boeiende avonden met geïnteresseerd en betrokken publiek op hele mooie locaties en prima interacties, waaruit in ieder geval bleek dat AVG meer uitstaande had met communicatie en organisatiecultuur, dan met wetten en regels. Men is nieuwsgierig. Wat opvalt, is dat bijna geen enkele organisatie gereed was voor de AVG die op 25 mei jl. van toepassing was en dat terwijl al 2 jaar bekend was dat die er aan zou komen. Hoe kan dat?

Heeft men zitten slapen? Is het de bekende examenaanpak van zoon- en dochterlief die pas wakker schrikt als het examen voor de deur staat? Is men niet connected met de ontwikkelingen in de wereld buiten de bestuurskamer? Of is het struisvogelpolitiek en steek men de kop diep in het zand? Of wacht men op hulp omdat het bestuur het niet alleen kan?

Ik denk dat er geen eenduidige verklaring is, maar dat het een combinatie van voornoemde factoren is. De les die je hier als bestuurder uit kunt trekken is dan je moet zoeken naar het antwoord op de vragen: hoe zie je wat voor relevante ontwikkelingen op je afkomen? En hoe ga je daar mee om? En dat geldt zeker voor wetswijzigingen!

Die signaleringsrol van bestuurders en het vertalen van de signalen in maatwerk-dienstverlening naar de leden zijn nu bij uitstek belangrijke taken voor de koepels in de polder. Taken waarvan geconstateerd kan worden dat die niet in alle gevallen goed zijn doorgekomen. MKB-Nederland bijvoorbeeld huilt krokodillentranen en doet bij voorbaat vergeefse oproepen richting de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) – de waakhond met slagtanden – om maar even niet te handhaven. Gevolgd door de voorzitter van de waakhond, Alleid Wolfsen, die precies het tegenovergestelde stelt al dan niet ingegeven door politieke motivatie om zijn organisatie krachtiger op te bouwen en neer te zetten.

Ik pleit ervoor ons ons niet gek te laten maken. Privacy was al en is nog steeds een belangrijk aspect in de dagelijkse bestuurskamer. Eerst was er de WBP en nu is er de AVG en men dient goed te beseffen dat het in beheer hebben van persoonsgegevens van anderen goud is en dat je daar, zeker als Hollander, zuinig mee moet zijn. Met die gezonde blik kijkend naar de AVG, realiseer je je beter wat je moet doen en is het niet meer dan logisch dat je organisatie een viertal stappen zet om aan alle voorwaarden te voldoen:

• Er dient een privacyverklaring te zijn, of eigenlijk had je die al kunnen hebben.
• Er moet – heel begrijpelijk – toestemming zijn of komen om gegevens te gebruiken.
• Iedereen snapt daarnaast dat je gegevensverwerking moet bijhouden in een overzicht want zo geef je inzicht in hoe er met de gegevens van betrokkene – lid, klant, donateur, patiënt enz. enz. – wordt omgegaan.
• En natuurlijk moeten er passende beveiligingsmaatregelen – organisatorisch en technisch – worden getroffen.

Groot voordeel is dat de eerste stappen – van inzicht in welke gegevens (van wie en waarom?) – niets anders is dan een grote voorjaarschoonmaak waarbij overtallige spullen worden weg gekieperd en alleen datgene overblijft wat echt noodzakelijk is voor het doel waarvoor je het nodig hebt. Less is more, zeggen we dan en dat moet je als bestuurder aanspreken. Kortom geen angst voor “de dag die je wist dat zou komen” – en die dag is zonder rumoer overigens al voorbij – maar vooral gezond verstand en een nuchtere blik en begrip van je rol als bestuurder om zorgvuldig om te gaan met de gegevens van anderen. Je organisatie en je reputatie worden er alleen maar beter van. Enne … een gevalletje “Barbie” moet je niet willen hebben.

De grootste uitdaging zit hem ook niet in het papierwerk, maar in het veranderen van de cultuur in de organisatie; hoe krijg je je medebestuurders, de betrokken vrijwilligers, de leden, cliënten enz. mee in een manier van werken die op een aantal punten best wel anders en vooral zorgvuldiger kan zijn. Goede en duidelijke communicatie is daarbij onontbeerlijk. Dat is de uitdaging en daar dient de bestuurlijke energie in te gaan zitten en niet in emoties en geweeklaag dat het allemaal zo veel en moeilijk is.

Kortom, “Aan de bak” zoals men dat in mijn thuisstad Rotterdam zegt en desgewenst zijn in 010 ook overhemden te krijgen waaraan de mouwen bij voorbaat zijn opgerold!